Rekisteriseloste
1. Rekisterin nimi
Vuosaaren musiikkiopiston oppilasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö
Vuosaaren musiikkiopiston Tuki ry
Kalkkihiekankuja 6, 00980 Helsinki
Yhteyshenkilö: rehtori Terhi Murtoniemi
Puhelin 040 643 4484
Sähköposti terhi.murtoniemi@vuomu.fi
3. Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus
Oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito.
Henkilötietojen käsittely perustuu Tietosuojalain (2018/1050) 4§ ja tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on laki taiteen perusopetuksesta 21.8.1998/633.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
• henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
• laki
• julkisen tehtävän hoitaminen, tai
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito. Henkilötietoja säilytetään Eepos-oppilaitoshallinta palvelussa. Eepos on taiteen perusopetukseen suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä, jolla hallinnoimme oppilaiden, vanhempien ja opettajien tietoja sekä opetustoiminnan organisointia. Palveluun on käyttöoikeus ainoastaan oppilaitoksen hallinnon henkilökunnalla sekä rajoitetuin oikeuksin myös opettajilla. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Oppilaista kerätään seuraavat tiedot ilmoittautumisten yhteydessä:
- nimi, henkilötunnus, postiosoite, huoltajan nimi, puhelinnumero(t), sähköpostiosoite
- oppilaan sukupuoli, kieli, kotikunta, kuvaus- ja tallennuslupa
- sikäli kuin ilmoitettu: oppilaan matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite, 2. huoltajan nimi, osoite ja puhelinnumero(t) sekä laskutusosoite, mikäli muu kuin 1. huoltajan osoite (tai täysi-ikäisellä oma osoite)
- tiedot opinnoista ja opintosuorituksista
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri perustuu Vuosaaren musiikkiopiston oppilaaksi ilmoittautuneiden antamiin tietoihin.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Ei tietojen luovutuksia.
8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Mahdollinen fyysinen aineisto säilytetään musiikkiopiston toimistossa lukitussa tilassa. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisterin tietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Tarkastus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus saada vahvistus siitä, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.
Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys rekisterin ylläpitäjään. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).